Prácticas para optimizar el uso de la agenda comercial

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Desde la planificación de visitas hasta la introducción de nuevos clientes potenciales. La agenda comercial marca los tempos en la estructura de nuestra red de ventas.

agenda comercial con OrdersCE

 

Siempre se ha descrito la labor del comercial como un trabajo donde cada día es diferente. Nuevos retos, situaciones inesperadas, nuevos clientes, negociaciones, objetivos a conseguir…Sin una organización con una agenda comercial la tarea es más difícil.
Esta incertidumbre en la que navega día a día el comercial es cierta, pero para que su cometido tenga los resultados esperados, detrás de toda esta incertidumbre debe haber una labor de organización impecable.
En este post os vamos a dar algunas indicaciones de cómo planificar visitas para conseguir una óptima gestión de la agenda comercial y conseguir unos resultados relevantes.

Cada empresa, una organización diferente:

No toda empresa ni red de ventas funcionan igual, varia mucho la organización de la agenda comercial de una empresa donde el core business de su negocio es la venta por reposición,  de la planificación de una empresa que su principal misión es la captación y retención de clientes con productos fácilmente reemplazables por la competencia o de temporada…en este caso, en cada visita el comercial debe intentar impulsar a su cliente a la compra de su producto.
Los mercados donde se opera también marcarán en gran medida la dinámica del funcionamiento de la red de ventas de cada empresa. En el sector de la alimentación, encontrar ventas por reposición es más habitual que, por ejemplo, en el sector de belleza y cosmética dónde las campañas publicitarias y de marketing marcan los momentos álgidos de cada producto.

Si bien en el primer caso (Venta por reposición), la optimización en las rutas comerciales  es el factor determinante para maximizar el desarrollo de la actividad, en el segundo caso, la preparación de cada visita es fundamental para conseguir tener éxito en  la aceptación de nuestras ventas.

Incorporando nuevas  tecnologías: 

Ya es posible delegar la organización a las apps y centrarnos en la negociación.
En OrdersCE, se contemplan todas las opciones de planificación de visitas, funcione como funcione la organización de cada red comercial.

Para empresas más enfocadas a la distribución por reposición, es posible organizar nuestras rutas calculando la localización de cada cliente ( minimizando el tiempo de desplazamiento entre clientes),  organizar rutas por categorización de clientes según tipo de productos a reponer y  optimizar el espacio de carga del vehículo ahorrando desplazamientos por reposición. Adaptar rutas a promociones según temporada o tipo de clientes… Con ello conseguimos un a agenda comercial semanal que podemos organizar periódicamente para cada día de la semana.

OrdersCE permite la organización de la agenda comercial por rutas preestablecidas, ya sea por  asignación de un grupo de clientes a cada ruta,  por rutas asociadas a un día de la semana, mes etc…como también permite crear nuevas rutas cruzando estos dos factores.

Otra opción, es la del representante prescriptor, que se dedica a presentar novedades, asesorar,  estrechar vínculos con el cliente etc…
Para este tipo de visitas, es imprescindible que la organización de la agenda comercial, más que centrarse en rutas cíclicas, o de optimización de distancias,  se establezca sobre visitas previamente concretadas.

Concretar el día y hora de visita con el cliente es imprescindible.

Aún hoy en día, muchos representantes caen en el error de presentarse al negocio del cliente sin previo aviso. El cliente no está esperando nuestra llegada, por lo que fácilmente estará ocupado en otros asuntos y no nos podrá atender; y  si nos atiende, es posible que la atención que nos pueda prestar, sea de mala calidad…por lo que nuestra visita puede llevar el título de  Crónicas de una muerte anunciada. 
Concertar cada visita es básico. Muestra seriedad y respeto hacia el interlocutor al que nos vamos a dirigir. Nos asegura un tiempo de calidad y nos permite preparar con antelación los productos y argumentaciones que le vamos a mostrar.

Cuando planificamos las visitas, es importante calcular el tiempo que nos llevará el desplazamiento hasta el cliente, el tiempo que prevemos estar con él, y  el trayecto hasta el próximo cliente  ( y así sucesivamente hasta llenar la agenda del día). Es importante dejar márgenes de tiempo entre visitas. Nunca sabemos cuando una visita rutinaria se  puede convertir en una negociación más  intensa o introducción de nuevas líneas de producto que puedan alargar más la visita, y si hemos sido demasiado ambiciosos en el número de visitas del día.

OrdersCE le propone relacionar la agenda comercial con la agenda de su dispositivo móvil, obteniendo así un control implacable de todos sus compromisos diarios.  A la vez, permite asignar tareas a cada visita o actividad, pudiendo, a la par que llevar un control de nuestras visitas, tener una planificación de e-mails, llamadas, presupuestos   y otras acciones a realizar por ejemplo, en esos tiempos  muertos que nos pueden quedar entre visitas.

Tener en cuenta un Plan B

Hemos comentado que es imprescindible concretar la visita con el cliente, y aunque  realizando esta acción la probabilidad de que nos espere es muy elevada, no es infalible. Es posible que surjan imprevistos de última hora al cliente por los que tenga que anular la visita o simplemente comunicarnos un vez allí, que no  nos podrá atender.

Para  que el desplazamiento hasta el cliente no sea en vano, siempre debemos tener en mente, un plan B.  A través de la búsqueda de clientes o clientes potenciales por proximidad, OrdersCE, le permite llenar ese tiempo muerto entre la visita anulada y la próxima visita, pudiendo improvisar una visita que nos quede por zona. Es un buen momento para probar de expandir mercado con clientes potenciales o hacer una visita de cortesía a ese cliente que no teníamos agendado.

Se acabó el  Ya no me acordaba de ti

Otro error o problema con el que las redes de ventas suelen lidiar, es el de tener carteras de clientes más amplias de las que pueden gestionar. Esto comporta que algún que otro cliente quede en el saco del olvido. Es lógico pensar  que estos clientes de los que nos hemos ‘olvidado’  se habrán olvidado también, ellos de nosotros.

La solución de gestión comercial de FarAndSoft también contempla esta situación. Con el filtro avanzado de Control de días de visita, es posible  identificar  que clientes  tenemos un poco abandonados, y conocer los días  que han pasado desde la última visita realizada. De estos listados, podemos generar nuevas rutas, o incorporar los clientes que creamos conveniente en alguna ruta ya existente.

Evidentemente, hay muchos más puntos sobre los que podríamos  sostener bases para obtener una planificación de nuestras visitas perfecta. Aún y así, siguiendo estos sencillos pasos,  y dejándose ayudar por las aplicaciones que cómo OrdersCE están especializadas en la gestión de la actividad de las redes comerciales, el éxito en las visitas a sus clientes está casi asegurado.

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