Mantener las cosas en orden y tener reglas bien definidas es obligatorio para cualquier organización. Cuando las tareas no se llevan a cabo correctamente, podría tener un fuerte impacto negativo en su negocio. La situación se complica aún más al organizar una oficina.
A diferencia de una gran corporación que puede continuar funcionando a pesar de sus defectos y desorganización, una pequeña empresa puede precipitarse inmediatamente hacia el cierre si las cosas no se arreglan inmediatamente y utilizando el procedimiento correcto.
La fuerza de trabajo de los empleadosy los recursos son más limitados, así como los programas informáticos empresariales utilizados también serán limitados debido a las restricciones presupuestarias. O en principio esta es la creencia generalizada.
Entonces, ¿cómo organizar una pequeña oficina de empresa? ¿Tiene alguna ventaja? ¿Cuesta mucho?
La buena gestión de las oficinas no es un asunto de gran coste, puesto que lo único que hay que hacer es utilizar mejor los recursos disponibles.
Proporcionar instrucciones claras y concisas a sus empleados les permitirá saber cuáles son sus objetivos inmediatos. Su contribución es la clave para el éxito y el crecimiento de su organización.
Haga que su espacio de trabajo sea limpio y accesible
El primer paso hacia la perfección es trabajar en un ambiente de trabajo agradable.
Empiece ordenando su espacio de trabajo. No importa si usted tiene una oficina grande en un complejo elegante o una simple configuración para 10 personas, una buena manera es reducir el espacio disponible para que sea más fácil discutir entre sí, acceder a impresoras y otros accesorios.
Una instalación limpia crea vibraciones positivas y anima a las personas a pasar tiempo en las instalaciones sin sentirse incómodas o molestas.
Algunas cosas importantes que hacer incluyen:
- Ordena los cables, usa clips o bandas para asegurarte de que los cables de la computadora no se extiendan por todas partes y estén listos para tropezar con las personas.
- Cree un espacio de discusión, compre un pequeño sofá o taburetes en los que la gente pueda sentarse para una reunión rápida. No hay necesidad de tener una sala de juntas real para cada reunión.
- Mueva sus gabinetes de papel a un lugar aislado y hágalo digital. Este es el momento de adoptar un software de gestión de flujo de trabajo, u otras aplicaciones de mantenimiento de notas
- Limpie el equipo y las ventanas del escritorio. La mayoría pasa el tiempo buscando a través de archivos que pierden mucho tiempo. Marque cada carpeta y pase un par de horas para que conozca todos sus proyectos actuales que necesiten su atención.
Convocar una reunión del personal y definir claramente sus responsabilidades
El nivel de transparencia de las responsabilidades garantizará que todos sepan quién está a cargo de qué. El tipo de oficina que usted construye al principio es el peldaño hacia la construcción de una gran empresa sin caos.
La responsabilidad juega un papel vital en sacar lo mejor de sus empleados, ellos tenderán a cometer menos errores y estarán dispuestos a recibir elogios o culpas cuando llegue el momento si usted define claramente sus responsabilidades.
Implementar tecnología y usarla
La organización de una oficina de pequeña empresa comienza con un uso inteligente de la tecnología.
Implemente una configuración digital donde su personal pueda ser notificado de sus tareas y recibir la aprobación oportuna de los gerentes o líderes de equipo.
La gestión de procesos del negocio debe ser implementada en este punto. Se trata de crear un flujo de trabajo en línea optimizado que le permita reducir los tiempos de espera y mejorar la precisión.
Suba todos sus documentos importantes a servidores en la nube y proporcione acceso a ellos a personas específicas. Asigne a una persona que se encargue de la seguridad digital, la administración de contraseñas y la configuración general de la oficina que le ayude a proteger todas sus transacciones.
Utilice siempre el cifrado para los archivos importantes con el fin de evitar fugas, ya que el almacenamiento en el cloud permite a los empleados designados acceder a los archivos importantes desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Automatización de uso para tareas repetitivas
Cuando los recursos humanos son limitados, automatice las tareas repetitivas utilizando una herramienta de automatización del flujo de trabajo. Ahorran tiempo, mejoran la precisión y aseguran que la atención de su personal esté orientada hacia tareas importantes que necesitan su toque personal. También evitará que la gente se canse de hacer tareas redundantes que de otra manera podrían ser manejadas por ordenadores.
Una oficina de pequeña empresa puede beneficiarse mucho de una aplicación como FS Business ERP, una herramienta de automatización y gestión centralizada que le permitirá agilizar el flujo de trabajo, ahorrar tiempo y hacer un mejor uso de su mano de obra disponible.
