En cualquier negocio los fracasos son tan posibles como éxitos, hacemos cosas bien, pero también cosas mal. Lo adecuado es, por supuesto, que quede constancia de toda actividad, de lo bueno y de lo que no lo es tanto, a través de un software para ventas y gestión comercial, de manera que sepamos en qué punto nos encontramos teniendo una visión realista y, por supuesto, que podamos continuar con nuestras actuaciones, enfocándolas precisamente en el momento actual. Para ello contamos con el informe de ventas, un recurso inestimable que debería darnos una información clara y concisa de cómo son esos procesos de tus comerciales. En particular hablaremos de cómo comunicar los errores de esos procesos de venta.
El informe de ventas
Un informe de ventas empresarial es un documento en el que plasmamos todo tipo de información de interés referente a los puntos relacionados con cada venta y con el conjunto.
Con él, medimos en el tiempo el rendimiento de las acciones comerciales que se llevan a cabo por cada uno de los miembros de la plantilla.
Esta medida nos sirve, por supuesto, para determinar qué estamos haciendo bien y qué debemos modificar, mejorar o eliminar en la metodología de trabajo a todos los niveles por unos y otros trabajadores.
Los errores en un informe de ventas
Por supuesto, este documento incluirá todas nuestras grandezas y todo lo favorable acaecido. Sin embargo, ya hemos comentado que tan importante como eso resulta conocer lo que ha ido mal.
Nuestro mejor consejo es crear una clasificación de circunstancias por códigos de números, números y letras y/o colores que sirva para definir las actuaciones y las situaciones, y, con ello, también los fallos que se hayan dado. De este modo, no crearemos ambigüedad en lo ocurrido y cada error podrá quedar clasificado para consultar los de uno u otro tipo. Además, resultará conveniente completar las opciones con un espacio destinado a aclaraciones en las que cada cual pueda aclarar algunas cosas si es preciso.
Sería adecuado crear, al menos, una codificación para el tipo de error en la venta y otra para indicar el motivo así como un indicador del momento en que esa incidencia se encuentra.
Estos desaciertos deben quedar plasmados de diversas maneras a lo largo del informe de ventas pero evitando siempre el duplicado de información. Así, aparecerán:
- Como uno de los tantos puntos de informe de cada venta (fecha, producto, cantidad, cliente, errores o incidencias, etc).
- En un resumen general que incluya todos los desatinos ocurridos, pero sólo de pasada, con una mínima información extra.
- En listados más específicos que clasifiquen dichos errores en función del parámetro que nos interese. Por ejemplo, puede que, para un informe en particular, no sea interesante ahondar en qué errores se han debido a problemas con horarios porque este documento esté enfocado en tratar la usabilidad de una nueva funcionalidad. Por tanto, los errores que será más interesantes de conocer serán, por ejemplo, aquellos que tengan que ver con un mal uso o una ejecución deficiente de dicha funcionalidad (el comercial no realizó bien una programación, no se notificado de cierto aspecto, etc).
En cualquier caso, toda la información plasmada debe ser concisa, sin ningún tipo de ambigüedad, fácil de interpretar, formal, oficial y realmente útil a la hora de leer, analizar e interpretar. Sólo de esta manera será adecuado comunicar los errores en un informe de ventas empresarial.
